MyArkevia si basa sull’infrastruttura di Cegedim SRH e funziona come un deposito digitale certificato, associato al dipendente e non al datore di lavoro. Dalla distribuzione dell’autenticazione a due fattori durante l’estate 2026, il percorso di accesso è cambiato in modo significativo. Qui di seguito dettagliamo i punti tecnici che le guide per il grande pubblico trascurano.
Autenticazione 2FA su MyArkevia: cosa cambia per l’accesso nel 2026
Cegedim ha generalizzato un autenticazione a due fattori obbligatoria su tutti i conti MyArkevia. La sola password non è più sufficiente: ogni accesso attiva l’invio di un codice di verifica al numero di telefono o all’indirizzo e-mail associato al conto.
Questo ulteriore livello di sicurezza ha un impatto diretto sugli scenari di perdita di accesso. Se il numero di telefono registrato non è più attivo (cambio di operatore, vecchio numero professionale), il codice di verifica diventa inaccessibile. In questo caso specifico, solo il supporto Cegedim può ripristinare l’accesso, previa presentazione di documenti d’identità.
Consigliamo di verificare, alla prima connessione, che il numero associato sia un numero personale e non un numero aziendale. Un successivo cambiamento di questo dato non può essere effettuato in self-service: è necessario contattare il supporto.
La procedura completa per la connessione a My Arkevia deposito dettaglia ogni fase del percorso di attivazione e recupero accesso.
Responsabilità RGPD del deposito digitale Arkevia: datore di lavoro o piattaforma
Un punto giuridico poco conosciuto merita di essere chiarito. Il datore di lavoro rimane il responsabile del trattamento ai sensi del RGPD, anche quando le buste paga sono depositate nel deposito MyArkevia. Cegedim agisce in qualità di subappaltatore tecnico.
In pratica, ciò significa che qualsiasi richiesta di esercizio dei diritti (accesso, rettifica, cancellazione) relativa ai dati personali contenuti nei documenti depositati deve essere indirizzata al datore di lavoro, non a Cegedim. La piattaforma non ha la facoltà giuridica di cancellare una busta paga su semplice richiesta del dipendente se il datore di lavoro si oppone.
Questa ripartizione delle responsabilità ha una conseguenza concreta: in caso di controversia sul contenuto di un documento archiviato, il dipendente deve rivolgersi al proprio servizio HR. Il deposito garantisce l’integrità e la datazione del file, ma non la correttezza del suo contenuto.
Indirizzo e-mail personale e gestione del conto MyArkevia bloccato
La scelta dell’indirizzo e-mail durante l’attivazione del conto condiziona tutto il resto. Utilizzare un indirizzo professionale espone a un rischio maggiore: dopo un’uscita dall’azienda, questo indirizzo viene disattivato dal servizio informatico, e la procedura di recupero della password diventa impossibile.
Ecco le verifiche da effettuare durante la creazione del conto:
- Utilizzare un indirizzo e-mail personale (tipo Gmail, Outlook personale) per garantire l’accesso al deposito indipendentemente da qualsiasi datore di lavoro.
- Associare un numero di telefono personale al conto, in modo da ricevere i codici 2FA anche dopo un cambio di azienda.
- Conservare il codice di attivazione iniziale fornito dal datore di lavoro: non può essere rigenerato dal dipendente in autonomia.
Il supporto Cegedim è l’unico attore in grado di modificare l’indirizzo e-mail associato a un deposito esistente. Questa operazione richiede l’invio di documenti d’identità e può richiedere diversi giorni lavorativi.
Valore probatorio dei documenti depositati nello spazio dipendente Arkevia
Tutti i file memorizzati in MyArkevia non beneficiano dello stesso livello di certificazione. Solo i documenti depositati tramite il flusso automatizzato datore di lavoro-deposito mantengono il loro valore probatorio. Una busta paga trasmessa tramite questo canale è datata, sigillata e conforme ai requisiti legali in materia di dematerializzazione della busta paga.
I documenti aggiunti manualmente dal dipendente nel proprio spazio personale (scansione di un contratto cartaceo, attestazione scaricata da un altro servizio) non beneficiano di questa certificazione. Sono memorizzati in modo sicuro, crittografati come gli altri file, ma il loro valore giuridico in caso di contenzioso è quello di una copia digitale semplice.
Questa distinzione è determinante per la costituzione di un fascicolo pensionistico. Le casse pensionistiche accettano le buste paga elettroniche certificate. Un file depositato manualmente dovrà essere completato da altri documenti giustificativi.
Durata di conservazione e portabilità del deposito digitale
L’archiviazione in MyArkevia è prevista per una durata di cinquanta anni, coprendo l’intera carriera e il periodo di liquidazione dei diritti pensionistici. Questa durata si applica indipendentemente dal legame contrattuale con il datore di lavoro: il deposito rimane accessibile anche dopo la cessazione del contratto di lavoro.
In materia di portabilità, il dipendente può scaricare in qualsiasi momento tutti i propri documenti dal proprio spazio personale. Raccomandiamo di effettuare un backup locale regolare, almeno una volta all’anno, su un supporto crittografato. Ecco i formati di download disponibili:
- Download unitario di ogni busta paga in formato PDF.
- Esportazione di gruppo di tutti i documenti su un periodo specifico.
- Download delle attestazioni e di altri documenti HR depositati dal datore di lavoro.
Il deposito non offre un trasferimento automatico verso un altro fornitore di deposito digitale. In caso di cambio di datore di lavoro che utilizza un’altra soluzione, i documenti Arkevia rimangono nello spazio iniziale del dipendente, mentre le nuove buste paga arrivano nel nuovo deposito.
La conservazione di più depositi digitali in parallelo è quindi comune nel corso di una carriera. Ogni spazio rimane accessibile indipendentemente, con le proprie credenziali e il proprio storico di documenti.
