MyArkevia basiert auf der Infrastruktur von Cegedim SRH und funktioniert als zertifizierte digitale Schatztruhe, die dem Arbeitnehmer und nicht dem Arbeitgeber zugeordnet ist. Seit der Einführung der Zwei-Faktor-Authentifizierung im Sommer 2026 hat sich der Anmeldeprozess erheblich verändert. Hier erläutern wir die technischen Punkte, die in den allgemeinen Benutzeranleitungen oft unerwähnt bleiben.
2FA-Authentifizierung auf MyArkevia: Was sich 2026 für die Anmeldung ändert
Cegedim hat eine obligatorische Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle MyArkevia-Konten eingeführt. Ein Passwort allein reicht nicht mehr aus: Bei jeder Anmeldung wird ein Bestätigungscode an die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse gesendet, die mit dem Konto verknüpft ist.
Diese zusätzliche Sicherheitsebene hat direkte Auswirkungen auf die Szenarien eines Zugangsverlusts. Wenn die registrierte Telefonnummer nicht mehr aktiv ist (Wechsel des Anbieters, alte berufliche Nummer), wird der Bestätigungscode unerreichbar. In diesem speziellen Fall kann nur der Cegedim-Support den Zugang zurücksetzen, sofern Identitätsnachweise vorgelegt werden.
Wir empfehlen, bereits bei der ersten Anmeldung zu überprüfen, dass die zugeordnete Nummer eine persönliche Nummer und keine Unternehmensnummer ist. Eine spätere Änderung dieser Daten kann nicht im Selbstbedienungsmodus vorgenommen werden: Es muss der Support kontaktiert werden.
Die vollständige Anleitung zur Anmeldung bei My Arkevia Schatztruhe beschreibt jeden Schritt des Aktivierungs- und Wiederherstellungsprozesses.
RGPD-Verantwortung der digitalen Schatztruhe Arkevia: Arbeitgeber oder Plattform
Ein wenig bekannter rechtlicher Punkt sollte klargestellt werden. Der Arbeitgeber bleibt der Verantwortliche für die Verarbeitung im Sinne der RGPD, auch wenn die Gehaltsabrechnungen in der MyArkevia-Schatztruhe abgelegt werden. Cegedim fungiert als technischer Auftragsverarbeiter.
In der Praxis bedeutet dies, dass alle Anfragen zur Ausübung von Rechten (Zugriff, Berichtigung, Löschung) in Bezug auf die personenbezogenen Daten in den abgelegten Dokumenten an den Arbeitgeber gerichtet werden müssen, nicht an Cegedim. Die Plattform hat nicht die rechtliche Befugnis, eine Gehaltsabrechnung auf alleinige Anfrage des Arbeitnehmers zu löschen, wenn der Arbeitgeber dies ablehnt.
Diese Verteilung der Verantwortlichkeiten hat eine konkrete Konsequenz: Im Falle eines Streits über den Inhalt eines archivierten Dokuments muss sich der Arbeitnehmer an seine Personalabteilung wenden. Die Schatztruhe garantiert die Integrität und die Zeitstempel der Datei, jedoch nicht die Richtigkeit ihres Inhalts.
Persönliche E-Mail-Adresse und Verwaltung eines gesperrten MyArkevia-Kontos
Die Wahl der E-Mail-Adresse bei der Aktivierung des Kontos bestimmt den gesamten weiteren Verlauf. Die Verwendung einer beruflichen Adresse birgt ein erhebliches Risiko: Nach dem Verlassen des Unternehmens wird diese Adresse vom IT-Service deaktiviert, und das Verfahren zur Wiederherstellung des Passworts wird unmöglich.
Hier sind die Überprüfungen, die bei der Erstellung des Kontos durchgeführt werden sollten:
- Verwenden Sie eine persönliche E-Mail-Adresse (z. B. Gmail, persönliches Outlook), um den Zugang zur Schatztruhe unabhängig von jedem Arbeitgeber zu gewährleisten.
- Verknüpfen Sie eine persönliche Telefonnummer mit dem Konto, um die 2FA-Codes auch nach einem Unternehmenswechsel zu erhalten.
- Bewahren Sie den ursprünglichen Aktivierungscode auf, der vom Arbeitgeber übermittelt wurde: Dieser kann vom Arbeitnehmer nicht eigenständig regeneriert werden.
Der Cegedim-Support ist der einzige Akteur, der die E-Mail-Adresse ändern kann, die mit einer bestehenden Schatztruhe verknüpft ist. Diese Operation erfordert die Vorlage von Identitätsnachweisen und kann mehrere Werktage in Anspruch nehmen.
Beweiswert der in der Arkevia-Mitarbeiterumgebung abgelegten Dokumente
Alle in MyArkevia gespeicherten Dateien genießen nicht dasselbe Zertifizierungsniveau. Nur die über den automatisierten Arbeitgeber-Schatzfluss abgelegten Dokumente behalten ihren Beweiswert. Eine über diesen Kanal übermittelte Gehaltsabrechnung ist zeitgestempelt, versiegelt und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung.
Die manuell vom Arbeitnehmer in seinem persönlichen Bereich hinzugefügten Dokumente (Scan eines Papiervertrags, Bescheinigung, die von einem anderen Dienst heruntergeladen wurde) genießen diese Zertifizierung nicht. Sie werden sicher gespeichert, verschlüsselt wie andere Dateien, aber ihr rechtlicher Wert im Falle eines Rechtsstreits ist der einer einfachen digitalen Kopie.
Diese Unterscheidung ist entscheidend für die Erstellung einer Rentenakte. Die Rentenkassen akzeptieren zertifizierte elektronische Gehaltsabrechnungen. Eine manuell abgelegte Datei muss durch weitere Nachweise ergänzt werden.
Aufbewahrungsdauer und Portabilität der digitalen Schatztruhe
Die Archivierung in MyArkevia ist für einen Zeitraum von fünfzig Jahren vorgesehen, was die gesamte Karriere und die Phase der Rentenansprüche abdeckt. Diese Dauer gilt unabhängig von der vertraglichen Beziehung zum Arbeitgeber: Die Schatztruhe bleibt nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zugänglich.
In Bezug auf die Portabilität kann der Arbeitnehmer jederzeit alle seine Dokumente aus seinem persönlichen Bereich herunterladen. Wir empfehlen, regelmäßig, mindestens einmal im Jahr, ein lokales Backup auf einem verschlüsselten Medium durchzuführen. Hier sind die verfügbaren Downloadformate:
- Einzelner Download jeder Gehaltsabrechnung im PDF-Format.
- Gruppenauszug aller Dokumente über einen bestimmten Zeitraum.
- Download der Bescheinigungen und anderer vom Arbeitgeber abgelegten HR-Dokumente.
Die Schatztruhe bietet keinen automatischen Transfer zu einem anderen Anbieter von digitalen Schatztruhen an. Im Falle eines Arbeitgeberwechsels, der eine andere Lösung verwendet, verbleiben die Arkevia-Dokumente im ursprünglichen Bereich des Arbeitnehmers, während die neuen Gehaltsabrechnungen in der neuen Schatztruhe ankommen.
Die gleichzeitige Aufbewahrung mehrerer digitaler Schatztruhen ist daher im Verlauf einer Karriere üblich. Jeder Bereich bleibt unabhängig zugänglich, mit eigenen Anmeldedaten und eigener Dokumentenhistorie.
