MyArkevia se basa en la infraestructura de Cegedim SRH y funciona como un cofre digital certificado, vinculado al empleado y no al empleador. Desde el despliegue de la autenticación de dos factores durante el verano de 2026, el proceso de inicio de sesión ha cambiado de manera significativa. Aquí detallamos los aspectos técnicos que las guías para el público en general pasan por alto.
Autenticación 2FA en MyArkevia: lo que cambia para el inicio de sesión en 2026
Cegedim ha generalizado una autenticación de dos factores obligatoria en todas las cuentas de MyArkevia. La contraseña sola ya no es suficiente: cada inicio de sesión desencadena el envío de un código de verificación al número de teléfono o la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta.
Esta capa de seguridad adicional tiene un impacto directo en los escenarios de pérdida de acceso. Si el número de teléfono registrado ya no está activo (cambio de operador, antiguo número profesional), el código de verificación se vuelve inaccesible. En este caso específico, solo el soporte de Cegedim puede restablecer el acceso, previa presentación de documentos de identidad.
Recomendamos verificar, en el primer inicio de sesión, que el número asociado sea un número personal y no un número de empresa. Un cambio posterior de este dato no puede realizarse de forma autónoma: es necesario contactar al soporte.
El procedimiento completo para la conexión a My Arkevia cofre detalla cada paso del proceso de activación y recuperación de acceso.
Responsabilidad RGPD del cofre digital Arkevia: empleador o plataforma
Un punto jurídico poco conocido merece ser aclarado. El empleador sigue siendo el responsable del tratamiento en el sentido del RGPD, incluso cuando los recibos de sueldo se depositan en el cofre MyArkevia. Cegedim actúa como subcontratista técnico.
En la práctica, esto significa que cualquier solicitud de ejercicio de derechos (acceso, rectificación, supresión) relacionada con los datos personales contenidos en los documentos depositados debe dirigirse al empleador, no a Cegedim. La plataforma no tiene la capacidad jurídica de eliminar un recibo de sueldo a solicitud del empleado si el empleador se opone.
Esta distribución de responsabilidades tiene una consecuencia concreta: en caso de disputa sobre el contenido de un documento archivado, el empleado debe dirigirse a su servicio de recursos humanos. El cofre garantiza la integridad y la fecha del archivo, pero no la corrección de su contenido.
Dirección de correo electrónico personal y gestión de cuenta MyArkevia bloqueada
La elección de la dirección de correo electrónico al activar la cuenta condiciona todo lo que sigue. Utilizar una dirección profesional expone a un riesgo importante: tras una salida de la empresa, esta dirección es desactivada por el servicio informático, y el procedimiento de recuperación de contraseña se vuelve imposible.
A continuación, las verificaciones a realizar al crear la cuenta:
- Utilizar una dirección de correo electrónico personal (tipo Gmail, Outlook personal) para garantizar el acceso al cofre independientemente de cualquier empleador.
- Asociar un número de teléfono personal a la cuenta, para recibir los códigos 2FA incluso después de un cambio de empresa.
- Conservar el código de activación inicial enviado por el empleador: no puede ser regenerado por el empleado de forma autónoma.
El soporte de Cegedim es el único actor capaz de modificar la dirección de correo electrónico asociada a un cofre existente. Esta operación requiere el envío de documentos de identidad y puede tardar varios días hábiles.
Valor probatorio de los documentos depositados en el espacio del empleado Arkevia
Todos los archivos almacenados en MyArkevia no cuentan con el mismo nivel de certificación. Solo los documentos depositados a través del flujo automatizado empleador-cofre conservan su valor probatorio. Un recibo de sueldo transmitido por este canal está fechado, sellado y cumple con los requisitos legales en materia de desmaterialización del recibo de sueldo.
Los documentos añadidos manualmente por el empleado en su espacio personal (escaneo de un contrato en papel, certificado descargado desde otro servicio) no cuentan con esta certificación. Se almacenan de manera segura, cifrados al igual que los otros archivos, pero su valor jurídico en caso de litigio es el de una copia digital simple.
Esta distinción es determinante para la constitución de un expediente de jubilación. Las cajas de jubilación aceptan los recibos de sueldo electrónicos certificados. Un archivo depositado manualmente deberá ser complementado con otros documentos justificativos.
Duración de conservación y portabilidad del cofre digital
El archivo en MyArkevia está previsto para una duración de cincuenta años, lo que cubre la totalidad de una carrera y el período de liquidación de los derechos a la jubilación. Esta duración se aplica independientemente del vínculo contractual con el empleador: el cofre sigue siendo accesible después de la ruptura del contrato de trabajo.
En materia de portabilidad, el empleado puede en cualquier momento descargar todos sus documentos desde su espacio personal. Recomendamos realizar una copia de seguridad local regular, al menos una vez al año, en un soporte cifrado. A continuación, los formatos de descarga disponibles:
- Descarga unitaria de cada recibo en formato PDF.
- Exportación agrupada de todos los documentos en un período determinado.
- Descarga de los certificados y otros documentos de recursos humanos depositados por el empleador.
El cofre no ofrece transferencia automática a otro proveedor de cofre digital. En caso de cambio de empleador que utilice otra solución, los documentos de Arkevia permanecen en el espacio inicial del empleado, mientras que los nuevos recibos llegan al nuevo cofre.
La conservación de varios cofres digitales en paralelo es, por lo tanto, común a lo largo de una carrera. Cada espacio sigue siendo accesible de forma independiente, con sus propios identificadores y su propio historial de documentos.
